Virtuális asszisztensek – kiknek és mikor lehet rájuk szüksége ?

Kézfogás
A virtuális asszisztenssel való közös munkának számos előnye van. A mostani bejegyzés témája körvonalazni milyen helyzetben, kiknek lehet igazán nagy segítség asszisztenssel dolgozni. Nézzünk végig pár jellemző szituációt, amikor érdemes VA-hoz fordulni.

Fokozatos növekedés során

Kezdetben a vállalkozók hajlamosak minden feladatot maguk végezni. Azonban a dinamikus fejlődés és az egyre növekvő tételszámú feladatlisták (to do listek) egy idő után teljesíthetetlenné válnak. Ekkor el kell gondolkodni a feladatok delegálásának lehetőségeiről. Kezdetben egy állandó alkalmazott felvétele túl nagy költséget és rizikót jelenthet. Jóval kisebb kockázattal dolgozhat együtt a vállalkozó egy virtuális asszisztenssel.

A VA-k kis tucat szolgáltatást kínálnak, de akár új szoftverek, programok, egyedi munkafolyamatok elsajátítására is készek. Arról, hogy milyen problémákra nyújt megoldást egy asszisztens és pontosan hogyan kell elképzelni a velük történő együttműködést arról ITT írtam.

Az asszisztensek megállapodástól függően óradíjas, havidíjas vagy projekt alapú elszámolással vállalnak egyszeri alkalomra vagy állandó jellegű, kis (és nagy) óraszámú, összetett feladatokra szóló megbízásokat. Bármelyik lehetőségről is van szó, az biztos, hogy ilyenkor nem kell feleslegesen zsebbe nyúlni, nincsenek üresjáratok, csak az elvégzett munka után kell fizetni.

Hogy könnyebb legyen

Szintén kezdő vállalkozók problémája, hogy ugyan jut elegendő energia a felmerülő feladatokra, de ezek más területek rovására mennek. Háttérbe kerülnek a szakmai feladatok, az innovatív ötletek megvalósítása vagy a vállalkozó magánélete.

Jobb kiszervezni a vállalkozó szakmája szempontjából kevésbé fontos részfeladatot, hogy a felszabaduló időben az igazán profitábilis szakmai feladatokra és a feltöltődésre is jusson idő.

Lehet, hogy fodrászként, sminkesként, fogorvosként, szerelőként vagy más szakterület művelőjeként is elboldogul a vállalkozó az adminisztratív teendőkkel, marketing feladatokkal, számlázással, grafikai anyagok készítésével vagy a közösségi oldalak kezelésével. Ám a ráfordított idő nem biztos, hogy megtérül. Olcsóbb lehet ezeket a feladatokat VA számára delegálni, akik hozzáértéssel, rutinosan foglalkoznak a vállalkozó számára nyűgöt okozó területekkel. Az új ügyfelekre jutó plusz idő pedig sokszorosan visszahozhatja az árát.

Alkalmilag felmerülő munkák, projektek esetén

Szinte minden szakterület esetében előfordul, hogy szezonálisan drasztikusan megnövekszik a munkamennyiség. Ezek miatt az időszakok miatt azonban nem biztos, hogy megéri állandó kolléga felvételén gondolkozni. Ilyenkor jó alternatíva lehet egy virtuális asszisztens megbízása, aki rugalmas feltételekkel tudja támogatni a cég megnövekedett mennyiségű feladatainak ellátását és az ad hoc jellegű projektek megvalósítását.

Állandó, de nem teljes munkaerőt igénylő feladatok ellátására

Az is előfordulhat, hogy egy vállalkozás hetente/havonta ismétlődő feladatait szeretné delegálni. Nincs szükség állandó 4,6 vagy 8 órás csapattagra, a cégnek gazdaságosabb elkerülni a járulékfizetési kötelezettséget, a betegállomány és a szabadságolás költségeit. Mégis ki szeretne szervezni bizonyos feladatköröket. Ebben az estben is érdemes lehet VA szolgáltatást igénybe venni.

Változó mennyiségű munkára

Vannak olyan feladatok, amelyek változó intenzitást igényelnek. Az egyik hónapban elég lehet 20 óra, a rákövetkezendő hónapban szükség lehet 40 óra időráfordításra.

Ha a vállalkozó alkalmazottakat is foglalkoztat, felmerülhet, hogy túlórákkal hidalja át ezeket az időszakokat. Ha azonban túl sűrűn nyúl ehhez az eszközhöz, az túlterhelheti, elégedetlenné teheti és elüldözheti munkavállalóit.

Ebben az esetben is érdemes lehet virtuális asszisztenssel való partnerkapcsolat kiépítésén gondolkozni. Szerződhet havonta eltérő munkamennyiségre, de igény esetén akár rugalmas időkeretre is. A példának megfelelően a megbízás szólhat havi 30 órás időkeretre, – amitől előre egyeztetett módon – egy-egy hónap csúszással eltérhet. A fennmaradó órákat átviheti, a plusz munkák időtartamát levonhatja a következő havi keretből.

A felsoroltakon kívül persze számtalan egyedi szituációban érdemes lehet virtuális asszisztenshez fordulni.

Egy ilyen együttműködés során rugalmas feltételekkel, hatékony segítséget kaphatunk, így hatalmas súlyok kerülhetnek le a vállunkról.