Virtuális asszisztensek – kiknek és mikor lehet rájuk szüksége?

Kézfogás

A virtuális asszisztenssel való együttműködés nagy terheket vehet le a válladról. Tudd meg, hogy mikor és kiknek érdemes VA segítségét igénybe venni. Nézzünk át néhány jellemző helyzetet, amikor érdemes VA-hez fordulni.

Delegálás fokozatos növekedés során

A kezdő vállalkozók (részben kényszerből) hajlamosak minden felmerülő feladatot saját maguk elvégezni.

Az üzlet dinamikus fejlődése egyre nagyobb terheket ró a vállalkozó vállára. A növekvő számú megrendelések, és az egyre hosszabbá váló feladatlisták egy idő után szinte teljesíthetetlenné válnak. Ekkor szokott felmerülni a feladatok delegálásának eshetősége. 

Már az elinduláskor érdemes szem előtt tartani a vállalkozás hosszú távú céljait. Hogy pontosan milyen távlatok állnak előttünk. Például mekkora forgalmat, milyen bevételt, hány munkatársat, milyen folyamatokat szeretnénk a későbbiekben.

Ha teljesen zökkenőmentesen szeretnél delegálni, akkor rendszerekben kell gondolkoznod. A munkafolyamatokról készíts jól dokumentált leírást. Ezeket úgy állítsd össze, hogy azokat a jövendőbeli kollégáid, a veled együttműködő alvállalkozók és VA-k könnyedén átlássanak. Az írott szabályrendszerednek köszönhetően legyen mindenki számára egyértelmű, hogy mik az elvárt követelmények. Így pontosan olyan anyagokat kaphatsz kézhez, amilyeneket szeretnél.

A listát arra is tudod használni, hogy átlásd, hogy a vállalkozásodban pontosan milyen feladatokat kell elvégezni. És ezek között van-e elhagyható tétel. 

Ne fektess feleslegesen sok energiát olyan tennivalókba, ami alig hoz eredményt számodra.

Vedd figyelembe a Pareto-elvet (80/20 szabály). Eszerint az eredmények 80%-át, az elvégzett munka 20%-a hozza. Ezekre érdemes fókuszálnod. És mérlegeld, hogy a fennmaradó tételek közül mi az, amit elhagyhatsz, és mit érdemes kiszervezned.

Egy fiatal vállalkozás esetében egy állandó alkalmazott felvétele sokszor túl nagy költséget és rizikót jelenthet. Jóval kisebb a kockázat és rugalmasabbak a feltételek egy virtuális asszisztenssel való együttműködés során. (Persze a kiválasztást itt sem érdemes félvállról venni).

A VA-k kis tucat szolgáltatást kínálnak, de akár új szoftverek, programok, egyedi munkafolyamatok elsajátítására is készek.

A virtuális asszisztensek megállapodástól függően óradíjas, havidíjas vagy projekt alapú elszámolással vállalnak megbízásokat. Ezek szólhatnak egyszeri alkalomra vagy lehetnek állandó jellegűek. Magukba foglalhatnak kis vagy nagy óraszámú, egyszerű és összetett feladatokat.

Bármelyik lehetőségről is van szó, az biztos, hogy ilyenkor nincsenek üresjáratok, csak az elvégzett munkát kell kifizetni.

Kiszervezhető heti pár órás állandó feladat (például közösségi média posztok írása, képek készítése). Vagy kiadható egyszeri projektmunka is (például egy megújuló honlap tartalmainak feltöltése).

Arról, hogy milyen problémákra nyújt megoldást egy asszisztens. És, hogy pontosan hogyan működhetsz együtt egy virtuális asszisztenssel, arról A kik azok a virtuális asszisztensek? című cikkben olvashatsz bővebben.

A VA leveszi a terhet vállaldról

Szintén kezdő vállalkozók problémája, hogy ugyan jut elegendő energia a felmerülő feladatokra, de ezek más területek rovására mennek.

Háttérbe kerülnek a szakmai feladatok, az innovatív ötletek megvalósítása, vagy a vállalkozó magánélete.

Talán te is hasonló cipőben jársz. Jobban teszed, ha kiszervezed azokat a részfeladatokat, amik nem igénylik a szakmai tudásodat. Így a felszabaduló időben az igazán profitábilis szakmai feladatokra, és a feltöltődésedre is jut majd idő.

Lehet, hogy fodrász vagy,  sminkesként, fogorvosként, masszőrként, szerelőként, könyvelőként, fotósként vagy más szakterület művelőjeként dolgozol.

Tökéletesen elboldogulsz az adminisztratív teendőkkel. Meg tudod csinálni a marketing feladatokkal, számlázást. Nem okoz gondot összerakni a grafikai anyagokat vagy a kezelni a közösségi oldalakat. De nem biztos, hogy az ezekre fordított idő megtérül számodra.

Olcsóbb lehet számodra, ha egy VA-nak delegálod a feladatokat.

A virtuális asszisztens hozzáértéssel, rutinosan végzi el a rutinfeladatokat. És gondozza a vállalkozó számára nyűgöt okozó területekkel. Az új ügyfelekre jutó plusz idő pedig sokszorosan visszahozhatja az árát.

Lehet, hogy a te „nem szeretem” feladataid valaki másnak örömet okoznak.  Biztosan te is ismersz olyat, aki rajong a könyvelésért, aki örömmel élőzik, vagy szívesen megcsinálja a monoton feladatokat.

Alkalmilag felmerülő munkák, projektek kiszervezése virtuális asszisztensnek

Black Friday időszakos akció

A legtöbb szakterületnél előfordul, hogy szezonálisan drasztikusan megnövekszik a munkamennyiség. Gondoljunk csak a Black Friday kampányokra, az esküvői szezon szolgáltatásaira, vagy a karácsonyi vásárlási dömpingre.

Ezek miatt az időszakok miatt azonban nem biztos, hogy megéri állandó kolléga felvételén gondolkozni. Ehelyett jó alternatíva lehet egy virtuális asszisztens megbízása. Így megoldódik a cég időszakosan megnövekedett feladatainak ellátása és az ad hoc jellegű projektek kiszervezése.

Emellett persze rendszeres munkákat is rábízhatsz a virtuális asszisztensedre (akár heti pár órás teendőt is). Így még egyet csavarhatsz a hatékonyság potméterén. Az állandó közös munkának köszönhetően még összeszokottabb, gördülékenyebb az együttműködés.

Állandó, de nem teljes munkaerőt igénylő feladatok ellátására

Az is előfordulhat, hogy egy vállalkozásod hetente/havonta ismétlődő feladataidat szeretnéd delegálni. Például az időszakos statisztikák elkészítését.

Ehhez nincs szükség állandó 4,6 vagy 8 órás csapattagra. Gazdaságosabb elkerülnöd a járulékfizetési kötelezettséget, a betegállomány és a szabadságolás költségeit. Mégis kiszervezheted a feladatokat, ha VA szolgáltatást veszel igénybe.

Változó mennyiségű munka delegálása

Vannak olyan feladatok, amelyek változó intenzitást igényelnek. Az egyik hónapban elég lehet 20 óra, a rákövetkezendő hónapban szükség lehet 40 óra időráfordításra.

Ha a vállalkozó alkalmazottakat is foglalkoztat, felmerülhet, hogy túlórákkal hidalja át ezeket az időszakokat. Ha azonban túl sűrűn nyúl ehhez az eszközhöz, az túlterhelheti, elégedetlenné teheti és elüldözheti munkavállalóit.

Megoldás lehet egy virtuális asszisztenssel való partnerkapcsolat. A vállalkozás támogatóval ugyanis szerződhet havonta eltérő munkamennyiségre, igény esetén pedig akár rugalmas időkeretre is. A példának megfelelően a megbízás szólhat havi 30 órás időkeretre, – amitől előre egyeztetett módon – egy-egy hónap csúszással eltérhet. A fennmaradó órákat átviheti, a plusz munkák időtartamát levonhatja a következő havi keretből.

Egyéb eshetőségek

A felsoroltakon kívül persze számtalan egyedi szituáció előfordulhat. Egy virtuális asszisztenssel való együttműködésnek köszönhetően rugalmas feltételekkel kaphatsz hatékony segítséget. Így hatalmas súlyok kerülhetnek le a válladról.