Kulcs: a rendszeresség
Mint a legtöbb embernél, úgy időnként nálam is eluralkodik a kupi. Ennek felszámolására és megelőzésére a „titok”, mint oly sok más dolog esetében is a RENDSZERESSÉG. Időnként át kell nézni a káoszt okozó kupacokat és fel kell őket számolni.
Gondoljunk csak bele milyen bosszantó, ha a könyvtári könyv valahová máshová kerül és csak a következő leltárnál keveredik elő, vagy ha a bolti készlet mutat példányt a megvásárolni kívánt termékből, de azt sehogy sem tudjuk elővarázsolni.
Nem nehéz belátni, hogy egyszerűbb fenntartani a rendet, mint előteremteni. És a legegyszerűbb, ha egy logikus, jól átlátható rendszert, rituálét, folyamatot követünk.
Véleményem szerint az átlátható rendszerek mind az egyéni, mind a csapatmunkát megkönnyítik (ezt a gondolatot bővebben ebben a cikkben fejtettem ki).
De mit csináljunk, ha nem megy?
Nálam ez a következők szerint működik:
Bár törekszek rá, hogy az elintézett dolgok azonnal a helyükre kerüljenek – a megfelelő mappába, fiókba, szekrénybe, – amikor valamiért meghiúsul a terv, olyankor odafigyelek, hogy legalább az elintéznivaló és elpakolásra váró dokumentumok egy helyre gyűljenek (és lehetőleg ne keveredjenek össze).
Amikor lezárul egy-egy munka vagy projekt szeretem rendezetten otthagyni az asztalomat. Igyekszek a még feldolgozásra váró cetliket/ könyveket (a lassanként kialakuló kupit) egy helyre gyűjteni (egy fiókban elrejtve). Így egyetlen sarkot kell rendbe tennem.
Érdemes egyébként egy-egy lezárt projekt mappáját azonnal rendbe tenni. Lehetséges, hogy most még könnyedén elő tudunk keresni egy-egy keresett mappát, de lehet, hogy fél év múlva már nem fogunk rá kristálytisztán emlékezni pontosan mit hol találunk.
Mit tehetsz még, hogy elkerüld a fentebb vázolt helyzetet?
Érdemes rendszeres időközönként selejtezéssel egybekötött nagytakarítást tartanod. Bármiben könnyebb kiigazodni, ha csak a szükséges, használatban lévő dolgokra koncentrálódik. Jó döntés a már felesleges holmikat szanálni, a megőrzésre ítélteket pedig egy külön helyen, jól átlátható struktúra szerint archiválni.
Ez ugyanúgy igaz a számítógépes fájlokra is. Talán ti is jártatok már úgy, hogy utólag kellett hosszasan nyomozni, hogy melyik volt egy fájl végleges verziója, vagy, hogy mikor és milyen módosítások miatt változott meg.
A könnyebb eligazodás végett az elektronikus dokumentumoknál is hasonló módszert alkalmazok. A már lezárult munkákat tematikusan rendszerezve, jól visszakereshető néven mentem el és fenntartok egy külön mappát, azoknak a fájloknak, cikkeknek, tartalmaknak, amikkel még dolgom van, amikkel még foglalkoznom kell.
Sokszor megkönnyíti a helyzetet, ha a használt fájlok a felhőbe kerülnek feltöltésre, itt ugyanis akkor is könnyedén nyomon követhetőbb, hogy hol tartanak a folyamatok, ha egyszerre többen dolgoznak a feladatokon.
Több eszköz használata mellett (például egy munkahelyi és egy otthoni gép mellett) is kézenfekvő a felhőtárhely használata. Ha több eszközön is dolgozol, de lokálisan tárolod a munkafájlokat, akkor már biztosan megtapasztaltad milyen macerás tud lenni a különböző munkafázisokban lévő anyagok összefésülése.
Projektmenedzsment szoftverek a hatékonyabb feladatkiosztásért
Akár több ember koordinálásáról, akár a saját feladataink számontartásáról legyen szó érdemes az elintézendő dolgokat elektronikusan is felvezetni (pl: Trelloban, Mondayben, ClickUp-ban, Notion-ben, Asanávan vagy egy egyszerű Google vagy Outlook naptárban).
Ez segít, hogy áttekintsük a ránk váró projekteket, azok legfontosabb részfeladatait, határidejét. Már ez önmagában jelentősen megkönnyíti a feladatok közti priorizálást, a projektek közti fontossági sorrend felállítását.
És az automatizmusokról még szó sem esett. A projektmenedzsment szoftverek tucatnyi programmal és appal integrálhatóak. Beállíthatod például, hogy bizonyos e-mailek automatikusan bekerüljenek az elvégzendő feladatok közé.
Nézd meg a példaként hozott Monday integrációt bemutató videót:
Bár a leírtak egyértelműnek tűnhetnek, de alkalmazottként azt tapasztaltam, hogy sokak számára egyáltalán nem evidens a rendszerezett munkakörnyezet kialakítása. Én továbbra sem hiszek a rendetlenség alkotó erejében. Bár vannak, akik látszólag fejetlenség közepette dolgoznak, mégis jól elboldogulnak, sokan semmilyen szisztémát nem követnek, egyszerűen csak hagyják eluralkodni a kupit. (Ugye te is ismersz olyat, akinek ki sem látszik az asztala a papírhalmok alól?)
Bár előfordul, hogy két ember gondolkodása, és így kialakított rendszere is gyökeresen eltér egymástól, azt gondolom valamilyen egyéni módszer kialakítása nagyban megkönnyíti és meggyorsítja a munkavégzést.
Mit csinálj, ha már hagytad eluralkodni a káoszt a mapparendszeredben?
Ha van rá időd, kezdheted egy „vinyó nagytakarítással”. Gondold át előre, hogy hogyan tudsz hatékony rendszert és folyamatokat kialakítani.
Írj folyamatleírásokat az ismétlődő feladataidról, tudd, hogy milyen lépések követik egymást, hogy minek hol lesz a helye. Menet közben pedig tovább csiszolhatod a rendszert. Ha eszedbe jut valamilyen praktikus megoldás, akkor egészítsd ki vele a silabuszod. Így ha mondjuk szabadságolás miatt helyettesíteni kell, vagy kiszerveznéd a feladataidat, akkor sem fognak megakadni a folyamataid. Hanem gördülékenyen tudnak működni a megszokott módon.
Ha átgondoltad fentieket, akkor következetesen alkalmazd a fenti tanácsokat, és meg fogod látni mennyivel egyszerűbb így a munka (és mennyi időt tudsz megspórolni a felesleges keresgetésen).
A korábbi anyagok feldolgozása már egy kicsivel keményebb dió. De, ha elkészítetted a tervet, és megvan a szisztéma, ami szerint a munkát szervezed, akkor ennek a régi anyagok rendezésénél is hasznát veszed.
Lépésről lépésre nézz át mindent (így gyorsan képbe kerülsz mindennel, és már-már süllyesztőbe került, értékes anyagokat is elő tudsz bányászni). Ha nincs idegzeted hosszasan foglalkozni a rendszerezéssel, és nem sürget a feladat, akkor apránként is haladhatsz rendrakással.
Előre figyelmeztetlek, hogy a korábbi anyagok rendbetétele általában rendkívül idegőrlő feladat. Viszont, ha sűrűn használod az anyagokat, akkor így is megéri rászánni az időt.