Rituálékkal a rendért

Kulcs: a rendszeresség

Mint a legtöbb embernél, úgy időnként nálam is eluralkodik a kupi. Ennek felszámolására és megelőzésére a „titok”, mint oly sok más dolog esetében is a RENDSZERESSÉG. Időnként át kell nézni a káoszt okozó kupacokat és fel kell őket számolni.

könyvtár

Gondoljunk csak bele milyen bosszantó, ha a könyvtári könyv valahová máshová kerül és csak a következő leltárnál keveredik elő, vagy ha a bolti készlet mutat példányt a megvásárolni kívánt termékből, de azt sehogy sem tudjuk elővarázsolni. 

Nem nehéz belátni, hogy egyszerűbb fenntartani a rendet, mint előteremteni. És a legegyszerűbb, ha egy logikus, jól átlátható rendszert, rituálét, folyamatot követünk.

Véleményem szerint az átlátható rendszerek mind az egyéni, mind a csapatmunkát megkönnyítik (erről bővebben is olvashatsz ITT).

De mit csináljunk, ha nem megy?

Nálam ez a következők szerint működik:

Bár törekszek rá, hogy az elintézett dolgok azonnal a helyükre kerüljenek – a megfelelő mappába, fiókba, szekrénybe, – amikor valamiért meghiúsul a terv, olyankor odafigyelek, hogy legalább az elintéznivaló és elpakolásra váró dokumentumok egy helyre gyűljenek (és lehetőleg ne keveredjenek össze).

Ha lezárul egy-egy munka, projekt, szeretem rendezetten otthagyni az asztalomat. Igyekszek a még feldolgozásra váró cetliket/ könyveket (a lassanként kialakuló kupit) egy helyre gyűjteni (egy fiókban elrejtve). Így csak ezt az egy sarkot kell rendbe tennem.

Érdemes egyébként egy-egy lezárt projekt mappáját azonnal rendbe tenni. Lehetséges, hogy most még könnyedén elő tudunk keresni egy-egy keresett mappát, de lehet, hogy fél év múlva már nem fogunk rá kristálytisztán emlékezni pontosan mit hol találunk.

Ezenfelül praktikus időnként egy teljes nagy takarítást tartani.  Bármiben könnyebb kiigazodni, ha csak a szükséges, használatban lévő dolgokra koncentrálódik. Jó döntés a már felesleges holmikat leselejtezni, a megőrzésre ítélteket egy külön helyen archiválni.

Elektronikus dokumentumoknál is hasonló módszert alkalmazok. A már lezárult munkákat tematikusan rendszerezve, jól visszakereshető néven mentem el és fenntartok egy külön mappát, azoknak a fájloknak, cikkeknek, tartalmaknak, amikkel még dolgom van, amikkel még foglalkozom kell.

Sokszor megkönnyíti a helyzetet, ha a használt fájlok a felhőbe kerülnek; itt akkor is könnyedén nyomon követhető hol tart a folyamat, ha egyszerre többen dolgozunk egy feladaton. Ezenkívül ha több eszközt is használunk és a használt dokumentumokat nem a felhőben tároljuk, borzasztó macerás tud lenni a különböző munkafázisokban lévő anyagok összefésülése.

Projektmenedzsment szoftverek a hatékonyabb feladat kiosztásért

Akár több ember koordinálásáról, akár a saját feladataink számontartásáról legyen szó érdemes az elintézendő dolgokat elektronikusan is felvezetni (pl: Trelloban, Mondayben, Google vagy Outlook naptárban).

Ez segít, hogy áttekintsük a ránk váró projekteket, azok legfontosabb részfeladatait, határidejét. Ez jelentősen megkönnyíti a fontossági sorrend felállítását is. 

Bár a leírtak egyértelműnek tűnhetnek, de alkalmazottként azt tapasztaltam, hogy sokak számára egyáltalán nem evidens a rendszerezett munkakörnyezet kialakítása. Én továbbra sem hiszek a rendetlenség alkotó erejében. Bár vannak, akik látszólag fejetlenség közepette dolgoznak, mégis jól elboldogulnak, sokan semmilyen szisztémát nem követnek, egyszerűen csak hagyják eluralkodni a kupit. 

Bár előfordul, hogy két ember gondolkodása, és így kialakított rendszere is gyökeresen eltér egymástól, azt gondolom valamilyen egyéni módszer kialakítása nagyban megkönnyíti és meggyorsítja a munkavégzést.