
Vannak, akik előszeretettel pakolják tele az asztalukat. Legyen szó a tényleges íróasztalról, vagy a számítógépükről. Ezzel szemben mások szinte steril közegben érzik jól magukat. De hogy lehet igazán hatékonyan dolgozni? A káosz vagy a katonás rend segíti jobban a kreativitást? És vajon mindenkinek ugyanazok a körülmények az ideálisak?
Te el tudsz igazodni az irathalmok és mütyűrök között?
Előfordulhat, hogy valakinek mások számára átláthatatlan zsúfoltság uralja munka- és életterét, ám az adott személy tökéletesen képes eligazodni a felhalmozott dokumentum- és mappahegyek között.
Fel tudja idézni, hogy a kaotikusnak tűnő tárgyhalmok mikor, hogyan és milyen céllal kerültek a megadott helyre. Gondolkodás nélkül meg tudja mondani, hogy mit hol talál meg. Sőt zokon veszi, ha a halom valamilyen módon átrendezésre kerül.
Tim Harford Alkotó rendetlenség című könyvében való életből merített példákkal és tudományos kutatásokkal alátámasztva ismerteti álláspontját, mely szerint a rendetlenség és zűrzavar bizonyos esetekben inspirálóan hat. Ezzel szemben meglátása szerint a túlságosan lecsupaszított, személytelen helyiségek kiölik az emberekből a kreativitást.

Káosz és káosz közti különbség
Más a helyzet, amikor valaki trehányságból hanyagolja el munkaterülete rendbetételét, és hagyja felgyülemleni a számára is áttekinthetetlenné váló tárgy-, irat- és dokumentumhalmokat.
Számtalan esetben tapasztaltam, hogy a rendszerezés hiánya és a lustaságból el nem végzett utómunkák gördítettek akadályokat egy közösen kezelt anyag áttekinthetősége elé. (És nehezítették meg azok visszakereshetőségét).
Ugyanez a helyzet a felhőalapú dokumentumkezelésnél. Nagy káoszt, és nem mellesleg rengeteg felesleges kutatómunkát generál, amikor a közösen használt mappákat a csapattagok eltérően kezelik, nincs egységes fájlstruktúra, ráadásul a fájlnevekből sem lehet következtetni a dokumentumok tartalmára.
Rendszerek, kategóriák, tematikák
Én a rendszerezők közé tartozom. Ugyan nálam is előfordulnak átmeneti időszakok, amikor egy-egy használatban lévő munkafájl a desktopra kerül. És nálam is előfordulnak olyan ideiglenes papírhalmok, amiket később rendezek, de a lezárult dokumentumaimat átlátható mapparendszerben, könnyen megtalálható módon tárolom.
Így, ha régebbi valamit vissza kell keresnem, akkor nem kell órákig kutakodnom, hanem jellemzően pár percen belül meg tudom találni, amire szükségem van. (Legyen szó akár jótállási jegyről, akár a vállalkozásom bejövő vagy kimenő számláiról, akár egy korábbi fontos információkat tartalmazó levélváltásról).
A logikusan felépített és a pillanatok alatt átlátható rendszerek előnye, hogy mások számára is könnyen kezelhetők.
Mi okozza egy-egy ilyen rendszer végét?
Például a lustaság. Vegyük azt az egyszerű és sűrűn előforduló példát, amikor egy rendezvényen való részvétel utómunkáit követően senkinek nincs kedve a visszaérkező reklámanyagokat a leltárba venni és a helyére pakolni, és ahhoz sem fűlik senkinek a foga, hogy leellenőrizze, hogy minden eszköz rendben visszaérkezett-e. Ha erre nincs kijelölve külön felelős, és olyan sem akad a társaságban, aki önként magára vállalja a rendrakás feladatát, akkor szokott előfordulni, hogy a következő rendezvény is káosszal veszi kezdetét. (Hónapokkal később már senki nem emlékszik pontosan, hogy mi hova került. Cégen belül nyomozni kell, hogy amit keresünk mikor és hol bukkant fel utoljára (például egy rollup, – a rollupok kifejezetten szeretnek vándorútra kelni).
És talán mással is előfordult már, hogy a közös dokumentumtár egyre inkább átláthatatlanná és kezelhetetlenebbé vált.
Ahhoz, hogy mindenki gondolkodás nélkül tudja, hogy melyik munkafájlt hol kell keresnie célszerű előzetesen átgondolni, hogy milyen jellegű anyagokat fog a csapat közösen kezelni.
Ha ez megvan, akkor a csapattagoknak közösen kell meghatároznia, hogy milyen mapparendszert használjon a csapat. Egy mindenki által átlátható szabályrendszer használatával kisebb rá az esély, hogy a közösen használt anyagok elkallódnak.
Kinek a rend, kinek a rendetlenség
Azt hiszem, hogy mint a legtöbb dolog esetében itt is egyénfüggő, hogy kinek, milyen az ideális munkakörnyezet.
A végleteket jelentő mindent beterítő irathalmok, és egy üresen tátongó kiállítótermet idéző iroda között rengeteg a köztes állapot lehetséges. Alapvetően azonban a legtöbb ember húz valamelyik véglet irányába. Sőt az is előfordulhat, hogy bár alapvetően az egyik hozzáállás felé orientálódunk, ám időszakosan átbillenünk a mérleg másik nyelve felé.
Törekedjünk az egyensúlyra, mindenképp tartsuk szem előtt a praktikumot, és ha másokkal együtt dolgozunk, akkor ügyeljünk arra, hogy mindenkinek egyértelmű módszereket használjunk.
Ahány ügyfél, annyi szokásrendszer
Virtuális asszisztensként az online együttműködések során mindig az ügyfeleimhez igazodok. Így láttam már olyan online mapparendszert, aminek a kezelése mindenkinek nehézségeket okozott. De találkoztam olyan olajozott rendszerekkel is, amiket az első pillanattól kezdve könnyű volt kezelni.

Pár szempont, hogyan építhetsz úgy rendszert, hogy gördülékenyebb legyen a közös munka
Akár egy virtuális asszisztenssel, akár egy szabadúszóval, egy beosztottaddal vagy egy munkatársaddal kell együtt dolgoznod, az alábbi tanácsok segíteni fognak, hogy közös nevezőre kerüljetek:
- Mindent rögzítsetek írásban!
A szóbeli megegyezés során minden rosszindulat és ártó szándék nélkül előfordulhat, hogy félreértitek egymást, vagy eltérően emlékeztek valamire. Ha írásban egyeztettek, jóval kisebb az esély, hogy elbeszéltek egymás mellett.
- Ne kommunikáljatok több csatornán!
Egyezzetek meg, hogy fő kommunikációs csatornának melyik platformot használjátok. Erre tökéletes lehet egy projektmenedzsment szoftver (ilyen például a Monday, az Asana, a Trello vagy a ClickUp), használhattok üzenetküldésre egyszerű e-maileket, vagy speciális szoftvert (sokan kedvelik például a Slacket és a Discordot).
- Készítsetek közös folyamatleírást!
A feladatokat lépésről lépésre leíró segédlet mindkét fél számára előnyös. Mankót jelent a ritkán elvégzett feladatokhoz, kiküszöböli a felesleges kérdéseket, és számon kérhetővé teszi a benne foglaltak elvégzését.
- Egyezzetek meg abban, hogy hogyan történik a munkák leadása!
E-mailben egyeztettek? Óriás fájlküldőre lesz szükségetek? Vagy közös felhőrendszerbe kerülnek a dokumentumok?
Ha nem használtok projektmenedzsment szoftvert, akkor is érdemes egy táblázatban összefoglalni a legfontosabb adatokat. (Milyen munkák, milyen határidővel vannak folyamatban, mi az, ami már elkészült, le vannak-e már számlázva az elkészült feladatok, stb.)
- Ne vesszetek el a különböző verziókban!
Ha többen is szerkesztetek egy-egy szöveget és ez nem online történik, (hanem például Word dokumentumok frissítésével) akkor könnyű beleesni abba a hibába, hogy nem a legfrissebb verzióval dolgozunk. Egy Google Docs használatával ezt könnyedén kiküszöbölhetitek.
Összegzés
Akár a kreatív káosz, akár a letisztult minimalizmus felé húz a szíved, ha hatékonyan szeretnél együttműködni másokkal, akkor olyan rendszerek kialakítására kell törekedned, amiben mások is eligazodnak. Ez igaz bármilyen közösen használt anyagra legyen szó irodai eszközökről, marketing és sales anyagokról vagy online dokumentumokról. Átlátható folyamatok kialakításával megkönnyítheted a másokkal való közös munkát, ráadásul sok felesleges kérdéstől és plusz munkától kímélheted meg magadat.